Peter Rachs Team-Kommunikation-Blog

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Mehr Disziplin für langfriste Top-Prioritäten

02 09.2011

Kürzlich fragte mich ein Coachee, wie er es hinbekomme könne, die nötige Disziplin für seine langfristigen Ziele aufzubringen. Er arbeitet im Vertrieb. Und je besser er seine Arbeit macht, umso mehr kleine, dringende Aufgaben und Kundenanfragen poppen hoch, die natürlich sofort beantwortet oder bearbeitet werden müssen. Folglich macht ihn sein Erfolg reaktiv, und verhindert dann den proaktiven Aufbau weiterer Kundenbeziehungen. Geht es hier nur um mangelnde Disziplin? Hier finde Sie die 6 nützlichen Hebel.

 

 

Letztlich geht es mir ja oft genauso. Wenn ich einmal anfange, alle meine Mails zu beantworten, verliere ich schnell die Zeit aus den Augen. Manche Aufgaben, die eigentlich weniger wichtig waren, werden aber plötzlich dringend: „Ich muss weg, der Laden schließt in einer halben Stunde“. Und die wirklich wichtigen Dinge verliere ich aus den Augen. Am Ende des Tages mache ich mir mal wieder selbst Vorwürfe, weil ich meinen großen Zielen wieder keinen Schritt näher gekommen bin. Ich werfe mir selbst mangelnde Disziplin vor.

 

Aber eigentlich ist es weniger ein Disziplin-Problem, als mehr ein Veränderungsthema. Unsere Welt ist perfekt organisiert, uns in unserem bisherigen Verhalten festzuhalten. Schließlich haben wir alle schon hunderte Tipps und Ratgeber zur Selbstorganisation gelesen – und ändern nichts. Ich habe hier im Folgenden für Sie 6 Hebel für erfolgreiche Veränderung. Aber es ist wie bei einem Düsenjet. Mit nur einem von 6 Triebwerken bekomme sie ihn nicht gestartet. Nutze Sie alle 6 gleichzeitig.

 

Persönliche Motivation: Ich finde es ungeheuer befriedigend, auf meiner langen ToDo-Liste erledigte Aufgaben abzuhaken. Aber vor lauter Aufgaben vergesse ich meine wichtigsten Ziele. Manchmal stehen sie sogar auf meiner Liste und werde Wochenlang nicht angerührt – weil sie mir so groß erscheinen, dass es gerade jetzt nicht passt. Deshalb zerlege ich meine wichtigsten Ziele in extrem kleine Aufgaben. Und die allererste Aufgabe kommt auf meine Liste für den Tag, ganz nach oben. Nur so stelle ich sicher, dass ich für meine wichtigsten Ziele jeden Tag etwas tue – wenn es auch noch so klein ist. Einmal angestoßen, beginne viele Dinge dann von selber Fahrt aufzunehmen.

 

Persönliche Fähigkeiten: Wie schwer fällt es uns, uns von den dringende Dingen fern zu halten, die uns vom Wichtigen abhalten. Ich versuche zu lernen. Fortschritte macht man, wenn man aus schlechten Tagen, lehrreiche Erfahrungen macht. Immer, wenn ich mich mal wieder durch Dringendes ablenken lies, versuche ich am Abend daraus zu lernen. Ich stelle mir am Abend die Frage: was hätte ich hier anders machen können. Ich stelle mir nicht nur die Frage, ich zwinge mich auch zu mindestens drei Lösungen. Die beste probiere ich dann aus.

 

Soziale Motivation: Für jede Veränderung hilft Unterstützung von außen extrem gut. Erstens: Hier ist das Außen aber oft der Verhinderer. Hier In Form der „berechtigten“ Erwartungen der Kunden. Ich nutze häufig folgenden festen Textbaustein: „Ich habe Ihre Anfrage erhalten. Ich benötige ca. 24 Stunden um das Thema zu durchdenken/ zu klären. Ich komme bis morgen Abend wieder auf Sie zu.“ So sind die Kunden informiert. Sie wissen, dass ich mich kümmere und sie sind zufrieden damit. Zweitens: Nutzen Sie Verbündete. Lassen Sie sich Abends von Ihrem Lebensgefährten, Ihrem Kollegen, Ihrer Sekretärin Fragen, was Sie heute bezüglich Ihres wichtigste Ziels unternommen haben. Schon die Erwartung Ihrer kleinen täglichen Rapport-Sitzung wird Sie nicht mit leeren Händen da stehen lassen.

 

Fähigkeiten Ihres sozialen Umfeldes: Delegieren Sie außerdem so viele dringende Aufgaben wie möglich. Oft hindert uns jedoch am Delegieren, dass wir selbst die Aufgabe besser lösen können, als jeder andere. Das mag stimmen. Aber: Geben Sie doch anderen die Chance an diese Aufgaben zu wachsen und darin vielleicht noch besser zu werden als Sie.

 

Motivierende Strukturen: Schaffen Sie sich Strukturen, die Sie motivieren. Bei mir funktioniert das über ein kleines schwarzes Buch mit Ledereinband. Hier drin stehen alle wichtigen Projekte. Ich nutze eine Doppel-Seite je Ziel und zerlege auf dieser Seite das Ziel in möglichst viele Teilziele. Das Datum für die Teilziele schreibe ich mir jeweils an den Rand, wo ich es nach Erledigung abstreichen kann. Ein Bekannter von mir macht das gleiche auf Karteikarten. Er freut sich, wenn er erledigte Karteikarten feierlich zerreißen kann. Es kann auch hilfreich sein, sich Post-its an den Computer zu kleben oder die Text-Funktion des Bildschirmschoners zu nutzen.

 

Strukturen für neue Fähigkeiten: Schließlich müssen Sie Strukturen schaffen, die es Ihnen überhaupt erst ermöglichen, sich erfolgreich zu verändern. Wichtige langfristige Aufgaben und Ziele benötigen immer wieder längere Zeitblöcke am Stück, in denen Sie ungestört von Email und Telefon an nur dieser einzigen Aufgabe arbeiten. Setzen Sie dazu einen festen Zeitblock am Tag oder in der Woche fest, an den Sie sich entsprechend abschotten. Schreiben Sie ihn als wiederkehrenden Termin in Ihre Kalender. Informieren Sie Ihre Sekretärin, Ihre Kollegen, dass Sie für diese Zeit absolut ungestört sein wollen. Keine Sorge: wenn es tatsächlich im wahrsten Sinne des Wortes brennt, wird Sie schon jemand informieren.

 

Wie Sie sehen, ist Veränderung nicht nur eine Frage der Willenskraft. Nutzen Sie für alle gewünschten Veränderungen immer alle 6 genannten Hebel und sparen Sie sich Ihre Willenskraft für andere Versuchungen.

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