Warum Teamwork trotz Regeln nicht funktioniert

Menschen sind gar nicht in der Lage, unendlich viele Regeln zu befolgen. Das Wissen um die Regeln des Zusammenlebens in unserer Gesellschaft begrenzt sich beim Durchschnittsbürger eher in dem Umfang der 10 Gebote. Und wirklich befolgen tut er davon nur 5.

Wenn Mitarbeiter Teamregeln nicht befolgen 

Regeln reduzieren die Komplexität, innerhalb von Teams die Komplexität im Umgang mit Menschen - unseren Kollegen. Man braucht nicht in jeder Situation neu nachzudenken. Man hält an einer roten Ampel einfach an und wartet auf grün, und der Verkehr läuft wie geschmiert. Entsprechend wird sich jedes Hoch-Leistungs-Team schnell einige wenige wichtige Regeln zurechtlegen, z.B.:

• Wie treffen wir Entscheidungen?
• Wie diskutieren wir? Wie kommunizieren wir miteinander?
• Welchen Anspruch haben wir (Qualität, Ziele, Vision)?
• Wie gehen wir miteinander um?
• Was ist zu tun wenn…?

Und schon läufts auch reibungslos in unserem High-Performance-Team. In einem Spitzenteam von Seglern muss eben nicht erst diskutiert werden, wer nun das Segel refft und ob nun der Kurs der Richtige ist.

Aber halt, es läuft ja gar nicht immer reibungslos.

Mitarbeiter übergehen ihre Kollegen, Teammitglieder vergreifen sich im Ton, ein Dritter verstößt gegen Absprachen. Haben wir also vielleichtt doch noch nicht genug Regeln? Sind sie nicht hinreichend bekannt? Oder sind es vielleicht die falschen? Tja, wenn Teamwork ganz so einfach wäre, bräuchten wir keinen Teamcoaching.

Erstens:

lesen Sie hier Teil 1:  über verdeckte Regeln, die wirken, obwohl wir das gar nicht wollen.

Zweitens:

Menschen sind gar nicht in der Lage, unendlich viele Regeln zu befolgen. Die deutschen Gesetze haben schon einen derartigen Umfang, dass es unter den Experten für deutsches Recht, noch extreme Spezialisten braucht, um deren Inhalt auch nur ansatzweise zu erfassen. Ich kenne Unternehmen, da erhält ein neuer Mitarbeiter „Arbeitsanweisungen“ im Umfang von mehreren Ordnern. Das Wissen um die Regeln des Zusammenlebens in unserer Gesellschaft begrenzt sich beim Durchschnittsbürger aber eher in dem Umfang der 10 Gebote. Und wirklich befolgen tut er davon nur 5.

Manchmal sind die Regeln also einfach nicht bekannt genug. Der große Ordner mit den 1000 Arbeitsanweisungen ist eine Garantie dafür, dass Ihr Mitarbeiter nicht alle Regeln kennt. Weil er aber ein Formular unterschrieben hat, dass er alle Regeln zur Kenntnis genommen hat, können Sie ruhig schlafen. Nur schade, dass seine Unwissenheit am Ende trotzdem Ihre Performance kostet.

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Fazit, ein Mehr an Regeln macht gar keinen Sinn. Im Gegenteil. Begrenzen Sie die zu befolgenden Regeln so sehr sie können. Denn ein Mitarbeiter kann nur eine begrenzte Anzahl an Regeln überhaupt behalten. Wir merken uns Informationen in Clustern von ca. 5-7. Demnach ist die Anzahl von 6 Regeln gerade optimal. Brauchen Sie mehr Regeln, ordnen Sie sie nach Themenbereichen, so dass sie die Mitarbeiter in getrennten Clustern abspeichern können.

Die gute Nachricht. Oft reichen auch 5 Regeln. Denn ein Regelwerk aus ein paar gut gewählten Regeln wirkt auch implizit. Wir kennen z.B. nur ein paar wenige Paragraphen des BGB, und meist nicht in genauem Wortlaut. Trotzdem sind wir weitgehend in der Lage abzuschätzen, was nach deutschem Recht erlaubt ist, und was nicht. In Millionen Situationen im Alltag handeln wir ohne genaue Kenntnis der Gesetzeslage und nur selten geht es schief. Aufgrund der wenigen uns bekannten Regeln können wir recht gut einschätzen, was wohl nun angebracht und richtig ist.

Drittens: Manchmal befolgen Menschen ihre Regeln einfach nicht. Denn es gibt ja noch die „guten Gründe“, diese Regel ausnahmsweise gerade jetzt nicht zu befolgen. Das kann Ignoranz oder Renitenz sein. Oder aber, es war gerade genau richtig so. Das weiß man aber immer erst hinterher. Fragen Sie sich also selbst, ob Sie Mitarbeiter wollen, die ihr Gehirn ausschalten und stur immer alle Regeln befolgen oder Mitarbeiter die Mitdenken und ihr Urteilsvermögen einsetzen.

Tipp: exzellente Teams sprechen nach jedem Meilensein oder regelmäßig wöchentlich/monatlich über die Fragen: Was lief gut?Was lief schlecht?Was ziehen wir für Konsequenzen daraus? In diesen Gesprächen lernt das Team, ob und wann Mitdenken oder stures Regel befolgen von Ihnen gewollt ist. Ob Ihre Regeln eiserne Gesetze oder eher Vorschläge sind. Diese Gespräche, über einen längeren Zeitraum konsequent geführt, formen und schleifen Ihre Teamkultur.

Und schließlich gibt es noch verschiedene Stile, nach denen sich Menschen verhalten. Die berühmten Reiss-Profiles, die Mitarbeiter in Persönlichkeitsprofilen beschreiben, die ihre individuellen Handlungsmotive auflisten, unterscheiden z.B. zwischen

1. Dem Ziel- und Zweckorientiertem, für den der Zweck die Mittel heiligt und der Regeln gerne „hinterfragt“.
2. Dem Ehre-Typen, der prinzipientreu Wert auf Ehre und Moral legt. Er wird Regeln loyal und angepasst befolgen.

Im NLP unterscheidet man in den „Language und Behavior Styles“ (LAB), zwischen den Typen

1. Meine/Meine: für mich gelten meine Regeln/für dich gelten meine Regeln
2. Meine/Egal: Für mich gelten meine Regeln/Egal
3. Keine/Meine: Für mich gelten keine Regeln/Für dich gelten meine Regeln
4. Meine/Deine: Für mich gelten meine Regeln/Für dich gelten deine Regeln

Tatsächlich ist der Typ Meine/Meine der am häufigsten anzutreffende Typ (ca. 75%). Schon aus dem beschreibenden Satz ergibt sich, dass dieser Typ immer mal wieder mit einem Kollegen Probleme hinsichtlich der zu befolgenden Regeln haben wird, weil dieser ebenfalls meine/meine denkt, aber eben andere Regeln meint.

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Viel seltener gibt es den Typ Meine/Deine (ca. 15%), der für Teamarbeit so ideal ist, weil er nämlich sehr tolerant gegenüber anders Denkenden ist.

Aber immer wieder trifft man in Teams auch den Typen Keine/Meine, der zwar von Anderen fordert, sich an die Regeln zu halten, aber meint, dass das für ihn nicht gilt.

Als Teamleiter muss es Ihr Interesse sein, dass Regeln grundsätzlich von allen befolgt werden. Bei Mitarbeitern von Typ 3 sind Ihre Kommunikations- und Führungsfähigkeiten besonders gefordert, diese Befolgung schnell und nachhaltig durchzusetzen. Denn wenn Sie dulden, dass sich einer nicht an die Regeln hält, wird sich ganz schnell niemand mehr daran halten (Theorie der zerbrochenen Fenster).

Tipp:

• Führen Sie mit dem Typ Keine/Meine bei der ersten Gelegenheit ein intensives Konfliktgespräch. Dies muss frühzeitig geschehen (Theorie der zerbrochenen Fenster).
• Treffen Sie am Ende dieses Gespräches unbedingt eine verbindliche Vereinbarung.
• Und (das wir fast immer vergessen), lassen Sie Ihren Mitarbeiter bei dieser Gelegenheit gleich Konsequenzen vorschlagen, falls er vielleicht vergisst, sich an Ihre Vereinbarung zu halten.
• Sie können sich sicher sein, er wird es vergessen. Sie sollten die Konsequenzen dann auch konsequent durchsetzen. Aber er kann es Ihnen nicht übelnehmen. Denn diese Konsequenzen waren ja bereits vereinbart und von ihm selbst vorgeschlagen.

Zusammenfassung:

• Regeln gehören zu den 7 Säulen für ein reibungsloses Zusammenarbeiten
• Begrenzen Sie sich auf eine überschaubare Anzahl von Regeln (5-6)
• Regeln aufschreiben nutzt nichts. Reden Sie lieber häufig darüber.
• Es gibt aber verdeckte Regeln, die Ihr Team mehr limitieren als zu helfen.
• Decken Sie durch offene tabufreie Konversation verdeckte Regeln auf
• Diskutieren Sie mit Ihren Mitarbeitern wie strikt die Regeln zu befolgen sind, wo Ausnahmen erwünscht sind.
• Nicht alle Menschen gehen gleich mit Regeln um. Fangen Sie Abweichler schnell ein.

Bringen Sie Ihr Team mit einem Teamcoaching voran. Vielleicht sogar staatlich gefördert!

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